Boekhouding zelf doen of uitbesteden?

Je hebt vast al eens in een bedrijfsplan voorbeeld zien staan: overleg dit met je accountant. Stel jij wilt een eenmanszaak beginnen en wilt beslist niet meer dan 2 personen in dienst nemen. Moet je dan de hulp van een accountantskantoor inroepen, of kun je ook volstaan met een administratiekantoor? Start je een klein bedrijf zonder veel ingewikkelde fiscale transacties, dan is een administratiekantoor voldoende. Start je een BV en verwacht je een flinke groei, kies dan voor een accountantskantoor.

Wat kun je uitbesteden?
Ga je een bedrijfsplan schrijven, dan ben je voornamelijk bezig met je bedrijfsidee, de manieren om dit te produceren en in de markt te zetten. Veel ondernemers zien de boekhouding als een noodzakelijk kwaad en besteden het liefst alles uit. Is dit verstandig? Zeker na de start van je bedrijf is het raadzaam om omzet en kosten goed in de gaten te houden. De sturingsinformatie uit een boekhouding levert je dan een schat van informatie die het je gemakkelijker maakt om tussentijds bij te sturen. Vraag je deze informatie op bij je administratie- of accountantskantoor dan kost dit meestal extra geld. Bovendien is de informatie niet altijd op tijd beschikbaar, omdat je boekhouding nog niet is ingeboekt. Bovendien kún je sommige administratieve zaken niet uitbesteden. Denk bijvoorbeeld aan voorraadadministratie of de facturering. De volgende administratieve handelingen zou je kunnen uitbesteden:
  • boekhoudmutaties boeken (bankafschriften, kasboekingen, verkoopfacturen, inkoopfacturen);
  • de opmaak van de commerciële jaarrekening (enkel voor grote bedrijven: bij kleine bedrijven is de fiscale jaarrekening meestal gelijk aan de commerciële jaarrekening)
  • de accountantsverklaring (als dit nodig is voor de statuten van je bedrijf, of voor financiers);
  • de Btw-aangiften verzorgen;
  • de opmaak van de fiscale jaarrekening;
  • de aangifte IB/PVV of VPB (vennootschapsbelasting).
Let op: je blijft altijd formeel verantwoordelijk voor je belastingaangiften, ook als je die uitbesteedt. Je loopt natuurlijk wel minder kans dat er iets fout gaat.

Keuze uitbesteden of niet
Hoe bepaal jij je keuze?

Keuze bepalen aan de hand van beschikbaar budget
Je kunt je keuze bepalen aan de hand van het budget dat je voor deze dienstverlening beschikbaar hebt. Denk hierbij aan de volgende tarieven:
  • de kosten van mutaties boeken, de jaarrekening opstellen en aangifte IB/PVV doen, variëren bij een administratiekantoor tussen € 40 en € 80 per uur.
  • de kosten van de jaarrekening opstellen en aangifte IB/PVV of VPB doen, variëren bij een accountantskantoor tussen € 70 en € 100 per uur.De prijs voor mutaties inboeken ligt bij een accountantskantoor tussen € 40 en €65 per uur.
Keuze bepalen aan de hand van kennis en vaardigheid
Moet je nog je bedrijfsplan schrijven? Ga er dan vooralsnog van uit dat  je bepaalde zaken zelf kunt doen. Vallen in de praktijk de werkzaamheden tegen, dan kun je alsnog uitbesteden. Veel ondernemers boeken zelf de mutaties in (bankboekingen, kasboekingen, verkoopfacturen en inkoopfacturen). Zij besteden dan de jaarrekening opstellen uit en ook de aangifte Inkomstenbelasting/Premies Volksverzekeringen of Vennootschapsbelasting. Een fiscale jaarrekening opmaken is nogal lastig als je hierin niet thuis bent. En het zou natuurlijk jammer zijn als je bepaalde aantrekkelijke aftrekposten vergeet aan te geven. Je kunt dan beter een specialist inschakelen. Schaf je na de bedrijfsstart een boekhoudpakket aan, dan is de Btw-aangifte een druk op de knop. Het is zonde om hiervoor € 25 of €50 per kwartaal te betalen aan je administratie- of accountantskantoor.

Keuze bepalen aan de hand van de beschikbare tijd
Verwacht jij dat je na de start van je bedrijf veel declarabele uren zult hebben? Is jouw uurtarief hoger dan dat van je administratie-, of accountantskantoor? In dat geval is het zinvol om je administratie uit te besteden.

Advies
Ga je nog een bedrijfsplan schrijven, of is de start bedrijf al gepland? Maak dan afspraken met zowel enkele accountantskantoren als met enkele administratiekantoren. Maak een gezamenlijke inschatting van de werkzaamheden en de benodigde uren, of spreek een vaste prijs af. Vraag offertes en vergelijk de offertes, onderzoek of andere ondernemers tevreden zijn/waren over deze kantoren en let heel goed op de persoonlijke klik. Je krijgt zo een goed beeld van de totaalkosten en of je je op je gemak voelt bij de administrateur of accountant. Hierna kun je bepalen wat je eventueel zelf wilt doen om de kosten te drukken. Let op: veel administratie- en accountantskantoren werken met bepaalde boekhoud software. Ga je zelf een gedeelte van je administratie doen, dan moet je die aanschaffen. De prijzen, de mogelijkheden om sturingsinformatie uit de software te krijgen en de moeilijkheidsgraad van deze programma's kunnen behoorlijk verschillen. Onderzoek referenties van andere ondernemers en neem pas daarna de beslissing met welk kantoor en welke software je na de start bedrijf wilt verdergaan.