Administratie en bewaarplicht

Bewaarplicht administratie! Wat eist de Belastingdienst?
Je bedrijfsplan is klaar en je gaat je eigen bedrijf beginnen. Je weet dat je een boekhouding bij moet houden. Maar wat moet je bewaren van je administratie? Is het voldoende dat je de jaarrekening bewaart die je administratiekantoor of accountantskantoor opmaakt? Nee, dat is niet voldoende.
Wil je een eigen bedrijf beginnen dan verlangt de Belastingdienst van een ondernemer dat hij de bewijsstukken van zijn boekhouding 7 jaar bewaart. Je moet voldoende bewijzen in handen hebben om een controle van de Belastingdienst zo soepel mogelijk te laten verlopen. De bewaartijd begint na afloop van het boekjaar. Een factuur van juli 2013 mag je dus pas in januari 2021 vernietigen. Notulen van bestuursvergaderingen behoren ook tot de administratie en die moet je dus ook bewaren. Let op: gegevens over onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren.
Houd je je niet aan de bewaarplicht, dan loop je kans op een boete én een strafrechtelijke vervolging. Gevangenisstraf is dan niet uitgesloten!
 
Wat moet je bewaren?
In de investeringsbegroting van je bedrijfsplan heb je waarschijnlijk posten opgenomen die je aangeschaft hebt binnen 3 maanden vóór de start van je bedrijf. Op deze posten kun je btw terugvragen. De bonnen hiervan moet je bewaren.
Hoe zit dat als je een eigen bedrijf gaat beginnen nadat je bedrijfsplan klaar is? Leiden alle offertes die je maakt tot een opdracht? Waarschijnlijk niet! Gooi deze offertes echter niet in de prullenbak als ze niet doorgaan. De Belastingdienst wil ook dat je de offertes bewaart die niet doorgaan. Dit is ook van belang om in aanmerking te komen voor het urencriterium (zelfstandigenaftrek). Je hebt de klant waarschijnlijk wel bezocht om de opdracht te bespreken en je hebt tijd besteed aan de opstelling van de offerte. Dit zijn allemaal ‘ondernemersuren’. In geval de Belastingdienst niet akkoord gaat met jouw claim op het urencriterium, dan kun je deze uren bewijzen door deze offertes te tonen. Ga je een eigen bedrijf beginnen dan moet je verder bewaren:
  • kasboeken, kassastroken en kassabonnen
  • afschriften van banken, creditcardmaatschappijen en betaalsystemen van internet, dus zowel je digitale stukken als papieren
  • de debiteuren- en crediteurenadministraties (ook adressen en relatiegegevens)
  • inkoop- en verkoopfacturen
  • contracten en overeenkomsten
  • voorraadadministratie (artikelgegevens, omschrijvingen, prijzen)
  • alle onderdelen van de boekhouding in het eigen boekhoudpakket of bij je administratiekantoor of accountantskantoor
  • fiscale of juridisch belangrijke correspondentie (inkomende en uitgaande brieven)
  • basisgegevens, denk aan: opdrachten, bestellingen, kasrollen, planning, gegevens over gebruikte materialen, gewerkte uren, uitgevoerde werkzaamheden
  • jaarrekening met balans en verlies- & winstrekening
  • agenda van de ondernemer. Hiermee kun je de gewerkte uren onderbouwen en gedeclareerde zakendiners, -lunches
  • zakelijke gegevens op computers, inclusief zakcomputers (pda’s), e-mails en elektronische agenda
Let op: Crasht je computer dan is dat geen argument om onder de bewijslast uit te komen bij de Belastingdienst. Zorg daarom voor externe back-ups van alle belangrijke documenten!