Eigen bedrijf en nu richtlijnen voor als je personeel aanneemt

Je hebt personeel nodig in je bedrijf. Maar heb jij je gerealiseerd dat je ook rekening moet houden met overheidsregels.Weet jij aan welke regels je bedrijf moet voldoen? Ken je de regels voor personeel uit het buitenland? Hierna geven we een opsomming van een aantal regels. Deze regels gelden niet als je personeel inhuurt via een tussenpersoon (uitzendbureau, payrollbedrijf), of als je iemand inhuurt die voor eigen rekening voor je werkt, een Zzp-er.
 
 

Werven in Nederland of binnen de Europese Economische Ruimte
Je bedrijf is verplicht om eerst personeel te te werven in Nederland, en in alle landen van de Europese Unie waaraan zijn toegevoegd Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland. Pas als je bedrijf hier geen personeel kan vinden, mag je personeel van elders in de wereld aannemen.

Screen je toekomstige werknemers
 
Neemt je iemand aan voor een integriteitsgevoelige functie? Screen dan de sollicitant. Dat kun je ook doen voor interimmedewerkers, zzp-ers, uitzendkrachten, stagiairs en vrijwilligers.

Identiteit controleren en vastleggen
Zodra personeel bij je bedrijf in dienst treedt, moet je de indentiteit controleren. Controleer het paspoort en bewaar een kopie van het paspoort bij je personeelsadministratie.

Tewerkstellingsvergunning aanvragen
Neemt je bedrijf voor korter dan 3 maanden iemand aan van buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte en Zwitserland, of Kroatië, dan heb je een tewerkstellingsvergunning nodig. Die kun je aanvragen bij het UWV. Neemt je bedrijf iemand aan voor 3 maanden of langer? Vraag dan een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid aan.

Voor buitenlandse werknemers huisvesting verzorgen
Neemt je bedrijf personeel in dienst met een tewerkstellingsvergunning, dan ben je verplicht om voor dit personeel voor geschikte huisvesting te zorgen. Hierbij moet je bedrijf zich houden aan de regels die gelden binnen de gemeente.

Aanmelden bij de Belastingdienst
Neemt je bedrijf voor het eerst personeel in dienst, dan moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Je bedrijf moet dan formulieren invullen om aan de verplichte loonheffingen te voldoen.

Burgerservicenummer en sofinummer
Neemt je bedrijf een nieuwe werknemer in dienst, dan moet je zijn burgerservicenummer opnemen in de loonadministratie. Heeft bijvoorbeeld een buitenlandse werknemer geen burgerservicenummer, dan moet hij een sofinummer aanvragen bij de Belastingdienst. Je werknemer moet het sofinummer persoonlijk afhalen bij een belastingkantoor. Heb je meerdere buitenlandse werknemers, dan kun je ook een afspraak maken voor meerdere werknemers tegelijk.

Arbeidsovereenkomst afsluiten
Een arbeidsovereenkomst kun je zowel mondeling als schriftelijk afsluiten. In een arbeidsovereenkomst leg je vast:
  • het salaris en de functie van de werknemer;
  • of er een cao van toepassing is en zo ja, welke;
  • wat de werk- en rusttijden zijn;
  • of er een pensioenregeling geldt voor het personeel in je bedrijf.
Welke verplichtingen heb jij als werkgever?
  • Betaal minimaal het minimumloon en vakantiebijslag. Iedere werknemer in Nederland heeft recht op ten minste het wettelijk minimumloon en vakantiebijslag. Dit geldt ook voor flexwerkers en buitenlandse werknemers.
  • Zorg voor goede arbeidsomstandigheden.Als werkgever moet je zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor al je personeel. Inspectie SZW of je brancheorganisatie kan je informeren over de voorschriften.
  • Stel een risicoinventarisatie en -evaluatie op. Zodra je personeel in dienst neemt, bent je verplicht een risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen. Hierin leg je de risico's voor je personeel vast en de maatregelen die je daartegen neemt.
  • Draag socialeverzekeringspremies af. Werkt je werknemer uitsluitend in Nederland, dan moet je in Nederland socialeverzekeringspremies voor hem afdragen. Voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering kun je er ook voor kiezen eigenrisicodrager te worden.
  • Ga na of je werknemer een zorgverzekering heeft. Je werknemer moet een Nederlandse zorgverzekering hebben. Is hij niet verzekerd? Dan sluit het Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af en moet je de premie afdragen aan het Zorginstituut Nederland.