Onderneming starten en nu je eerste factuur

Vanaf 1 januari 2013 zijn de factureringsregels in de hele Europese Unie veranderd. Met deze nieuwe regels heeft de overheid factureren eenvoudiger gemaakt en stimuleert ze elektronisch factureren. Vanaf 2013 reik je als presterende ondernemer een btw-factuur uit naar de regels van je eigen lidstaat en dus niet naar de eisen van de lidstaat waar de btw-prestatie belast is. Dit geldt dus ook als je goederen of diensten buiten de Europese Unie levert.
 
Welke ondernemers moeten een factuur sturen?
Ben je binnen je onderneming wel verplicht om een factuur te versturen? De volgende ondernemers moeten een factuur versturen:
  • de ondernemer die leveringen aan, of diensten verricht voor een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is;
  • de ondernemer die een vooruitbetaling ontvangt van een ondernemer of van een rechtspersoon die geen ondernemer is. Ontvangt deze ondernemer meerdere vooruitbetalingen, dan moet hij per deelbetaling een factuur uitreiken. Deze verplichting is per 1 januari 2013 vervallen bij vooruitbetaling voor een intracommunautaire levering (levering aan een afnemer in een ander EU-land).
  • de ondernemer verricht een zogenaamde afstandsverkoop (zie uitleg hierna);
  • de ondernemer levert een nieuw vervoermiddel aan een particulier in een ander EU-land

De factureringsplicht geldt ook als jouw klant/je afnemer geen btw kan terugvragen, bijvoorbeeld omdat hij zelf vrijgestelde prestaties verricht, of onder de landbouwregeling valt.

Val jij met je onderneming niet onder de hiervoor genoemde punten, dan hoef je geen factuur uit te reiken. Het mág natuurlijk wel. Verstrek je onverplicht facturen aan je klanten, dan hoeft je factuur niet te voldoen aan de eisen die gesteld zijn aan de verplichte factuur.

Vereenvoudigde Btw-factuur
Lever jij binnen je onderneming diensten of goederen voor een totaalbedrag dat niet hoger is dan € 100 inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde btw-factuur uitreiken. Wat moet op deze factuur vermeld staan?
  • De factuurdatum
  • Naam, adres, woonplaats van jou als ondernemer (leverancier van dienst of goed)
  • De aard van de geleverde goederen en/of de verstrekte diensten
  • Het btw-bedrag dat de klant/afnemer moet betalen, óf gegevens waarmee dat bedrag kan worden berekend.
Uitdrukkelijk vermelden bijzondere regelingen
Vanaf 1 januari 2013 moet je op de factuur vermelden als de levering of dienst betrekking heeft op een bijzondere regeling. Deze regelingen zijn:
  • Is er sprake van een verleggingsregeling (niet jij betaalt de btw, maar degene aan wie je de goederen of diensten levert): het btw-nummer van de klant/afnemer vermelden + op de factuur vermelden: btw verlegd.
  • Is er sprake van intracommunautaire leveringen of diensten (leveringen of diensten binnen de EU): het btw-nummer van klant/afnemer vermelden + op de factuur vermelden: intracommunautaire regeling.
  • Is er sprake van een vrijstelling, omdat bijvoorbeeld de afnemer de factuur uitreikt, op de factuur vermelden: factuur uitgereikt door de afnemer.
  • Is je onderneming een reisbureau en val je onder de bijzondere regeling reisbureaus (btw-0 tarief van toepassing)? Op de factuur vermelden: bijzondere regeling reisbureaus.
  • Verkoop je tweedehands goederen? Op de factuur vermelden: bijzondere regeling gebruikte goederen
  • Verkoop je kunstvoorwerpen? Op de factuur vermelden: bijzondere regeling kunstvoorwerpen
  • Stuur je een factuur voor voorwerpen van verzamelingen of antiquiteiten? Op de factuur vermelden: Bijzondere regeling voorwerpen voor verzameling of antiquiteiten.
Wat is afstandsverkoop?
Een ondernemer binnen de EU die goederen levert aan afnemers in een ander EU-land die geen btw-indentificatienummer hebben (particulieren en sommige groepen ondernemers), verricht geen intracommunautaire levering die onder het nul-tarief valt. De ondernemer/leverancier moet dan in beginsel het btw-tarief van zijn land in rekening brengen. Dit kan ertoe leiden dat particulieren goederen gaan kopen in landen met het laagste btw-tarief en dat zou de concurrentieverhoudingen tussen landen verstoren. Daarom is de regeling voor afstandsverkopen in het leven geroepen. Verkoopt de ondernemer goederen aan particulieren, of aan een bijzondere categorie ondernemers en rechtspersonen-niet-ondernemers, dan is de heffing van de omzetbelasting (btw) volgens de wetgeving in het EU-land van bestemming. Deze regeling treedt pas in werking nadat een bepaald drempelbedrag is overschreden. Zie: belastingdienst afstandsverkopen

Wie moet de factuur uitreiken?
Behoor jij tot de ondernemers die verplicht een factuur moeten uitreiken? Jij moet dan als leverancier van het goed of de dienst ervoor zorgen dat een factuur wordt uitgereikt. Dat mag zijn:
  • door jezelf
  • door de afnemer(self-billing)
  • door een derde (third-party-billing)
Voorwaarde is wel dat de afnemer, of de derde die de factuur uitreikt dit doet in naam en voor rekening van jou als leverancier.

Kleine ondernemers die door de Belastingdienst van hun administratieve verplichtingen zijn ontheven, zijn niet verplicht om facturen uit te reiken voor de leveringen en diensten die ze verrichten. Dit geldt ook voor landbouwers die gebruik maken van de landbouwregeling. Stel de Belastingdienst beoordeelt jou als kleine ondernemer en stelt je vrij van administratieve verplichtingen (geen btw heffen). Verstrek je jouw klanten dan wel een factuur, dan mag je hierop geen btw vermelden. Doe je dit wel, dan vervalt de ontheffing.

Aan welke eisen moet een factuur voldoen?
Ga je een onderneming starten, dan laat je meestal briefpapier ontwerpen met je logo. Zorg er dan voor dat je Btw-nummer en je nummer van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel ook bij de adres- en bankgegevens staat. De hierna volgende punten moeten beslist op je factuur vermeld staan.
  • Naam, adres, btw-nummer en nummer inschrijving bij Kamer van Koophandel van jouw onderneming.
  • Naam, adres en woonplaats van de klant/afnemer.
  • Het factuurnummer (opeenvolgend).
  • De factuurdatum.
  • De hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen en/of de verstrekte diensten.
  • Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of verrichte diensten.
  • De prijs/het tarief exclusief btw per geleverde eenheid. Vermeld je de brutoprijs, dan moet je eventuele kortingen apart vermelden. Vermeld je de nettoprijs (brutoprijs minus kortingen) dan hoef je de kortingen niet apart te vermelden. Breng je op één factuur verschillende leveringen of diensten in rekening waarvoor dezelfde vergoeding geldt? Je kunt dan volstaan met vermelding van het aantal goederen of diensten.
  • Staan op één factuur goederen of diensten waarvoor verschillende btw-tarieven gelden, dan moet je de vergoeding voor die goederen of diensten afzonderlijk vermelden.
  • De datum waarop de goederen geleverd zijn, of de dienst verricht is.
  • Het btw-tarief dat je toepast (0, 6 of 21 %).
  • Het bedrag waarover btw verschuldigd is.
  • De verschuldigde btw.
  • Datum en omvang van eventuele aanbetalingen.
  • Indien van toepassing: het btw-bedrag vermelden in de munteenheid van het land waar je goederen levert of waar je de dienst verricht.
  • Indien van toepassing: gegevens over geleverde nieuwe vervoermiddelen (kenteken).
  • Woon je niet in Nederland en laat je de btw-aangifte doen door een fiscaal vertegenwoordiger? Vermeld dan op de factuur de naam, het adres en het btw-identificatienummer van deze fiscaal vertegenwoordiger.