Btw wetenswaardigheden

Je gaat een eigen bedrijf starten en je wilt weten op welk tijdstip je btw-aangifte moet doen. Hoe zit dat eigenlijk?

Aangifte per maand, kwartaal, of jaar?
Een vuistregel voor de aangifteperiode van de btw was altijd: hoe hoger het bedrag was dat je moest afdragen aan btw, hoe vaker je aangifte moest doen. Dat is veranderd. Standaard moet iedere ondernemer nu per kwaltaal aangifte doen. Wil je graag per maand aangifte doen? Dan kun je hiervoor bij de Belastingdienst een verzoek indienen. De Belastingdienst kan je ook verplichten om per maand aangifte te doen als je meer dan eens te laat hebt betaald. Je kunt bij de Belastingdienst ook een verzoek indienen om maar eens per jaar aangifte te doen. Op de site zie je aan welke eisen je dan moet voldoen (aangiftetijdvak)
 
Let op: de btw is een aangiftebelasting. Dit betekent dat je aangifte moet doen vóór een bepaalde datum en vóór die bepaalde datum de btw moet betalen.

Geen omzet, toch aangifte
Je moet zelf berekenen hoeveel btw je moet betalen en je moet het zelf aangeven. Doe je zelf je boekhouding met een goed boekhoudprogramma, dan doet het boekhoudprogramma dat.

Belangrijk: Stel je hebt in een aangifte tijdvak geen omzet gehad en hoeft geen btw af te dragen. Dan moet je toch aangifte doen. Doe je geen aangifte, dan legt de Belastingdienst je een naheffingsaanslag op en de Belastingdienst schat dan zelf het bedrag. Ook kan de Belastingdienst je een boete opleggen.

KOR
Sommige ondernemers komen in aanmerking voor de KOR (Kleine Ondernemers Regeling). Deze regeling geldt voor ondernemers die per jaar, na aftrek van de btw die zij zelf betaald hebben op inkopen, niet meer dan € 1.883,-btw verschuldigd zijn. Zij krijgen vrijstelling van afdracht als zij per jaar minder dan € 1.345,-- verschuldigd zijn. Bovendien kunnen zij dan vrijstelling krijgen van de administratieve, facturerings- en aangifteverplichting. Is de af te dragen btw hoger dan € 1.345,--, maar minder dan €1.883,--, dan is de vermindering gelijk aan 2,5 maal het verschil tussen € 1.883,-- en de af te dragen btw.

Stel dat je volgens jouw btw-aangifte € 1.500,-- zou moeten afdragen. Dat is meer dan €1.345,--, maar minder dan € 1.883,--. De vermindering is dan: 2,5 * (€1.883 -/- €1.500) = € 958,--. Je hoeft dan geen € 1500,-- te betalen, maar slechts € 1.500,-- -/- € 958 = € 542,- Deze vrijstelling van afdracht ziet de fiscus wel als opbrengst voor je bedrijf en die moet je bij de winst tellen. Je accountant of administratiekantoor zal jaarlijks bekijken of je voor de KOR in aanmerking komt. Wil je een eigen bedrijf starten dan hoef je hier vooraf geen rekening mee te houden.

Tijdstip voor aftrek van de voorbelasting
Wanneer kun je nu de btw die je aan jouw leveranciers betaalt als voorbelasting op je btw aangifte aftrekken? De meeste boekhoudprogramma’s doen dat automatisch in het aangiftetijdvak waarin deze in rekening is gebracht. Je gaat dan uit van de dagtekening van de factuur. Je hoeft dus niet te wachten tot de factuur is betaald.

Tip: heb je veel omzet gehad en moet je over die periode veel btw afdragen, vraag dan jouw leveranciers om je voor het eind van de aangifteperiode de facturen voor hun leveringen te sturen. Je kunt deze btw dan in mindering brengen op de btw die je moet afdragen.

Sommige (vaak kleinere) ondernemers houden geen afzonderlijke inkoop- en verkoopadministratie bij. Zij voeren een zogenaamde ‘geldadministratie’ en houden alleen een kas- en/of bankboek bij. De staatssecretaris van financiën heeft goedgekeurd dat zij de omzetbelasting die hen op factuur in rekening is gebracht, mogen aftrekken op het moment dat zij de factuur betaald hebben. Voorwaarde: zij moeten een vaste gedragslijn volgen. Dus niet de ene keer wel aftrekken op factuurdatum en de andere keer op datum van betaling. Je past dan het kasstelsel toe.

Kasstelsel
Bij het kasstelsel ben je de btw pas verschuldigd op het tijdstip waarop de klant je betaalt. Met andere woorden: de belasting wordt voldaan na de ontvangsten. Het kasstelsel kan alleen worden toegepast bij personen die door de wet zijn aangewezen. Ook ondernemers die het kasstelsel toepassen moeten aan andere ondernemers en rechtspersonen-niet-ondernemers facturen uitreiken. Zij hoeven de in rekening gebrachte btw pas op te nemen in de aangifte over het tijdvak waarin het factuurbedrag geheel of gedeeltelijk is betaald.

Let op: het kasstelsel geldt niet voor de aftrek van voorbelasting. Ook al pas je het kasstelsel toe, dan hoef je met de aftrek van voorbelasting niet te wachten totdat je de factuur hebt betaald. Enkel als je kleine ondernemer bent en werkt met een ‘geldadministratie’ dan doe je dat wel.

Aangewezen ondernemers voor het kasstelsel
 
  • Winkeliers
  • Marktkooplieden
  • Schoenherstellers
  • Kappers
  • Glazenwassers
  • Exploitanten van wasserijen
  • Fietsenmakers
  • Schoonheidsverzorgingsbedrijven
  • Behangers
  • Stoffeerders
  • Exploitanten van horecabedrijven
  • Advocaten en procureurs die hun praktijk alleen uitoefenen
  • Houders van autorijscholen.
  • Dit stelsel geldt voor alle ondernemers die werken vanuit een ‘inrichting die bestemd is voor levering aan consumenten’, bijvoorbeeld een winkel of ventwagen, als zij voor meer dan 90% aan niet-btw-ondernemers leveren.
  • Dit stelsel geldt ook voor ondernemers die niet hierboven genoemd zijn als zij 80% van hun diensten aan niet-ondernemers leveren. Zij moeten hiervoor wel schriftelijk toestemming vragen aan de inspecteur.
Voordeel van het kasstelsel: je draagt alleen maar btw af die je werkelijk ontvangen hebt en je mag de btw van facturen die jij ontvangt al in mindering brengen op de factuurdatum.

Factuurstelsel
Je gaat een eigen bedrijf starten. Je bedrijfsactiviteiten zijn te groot voor een ‘geldadministratie’. Verder behoor je niet tot de aangewezen ondernemers voor het kasstelsel. Je behoort dan automatisch tot de ondernemers die het factuurstelsel toepassen.

Regels voor dit stelsel:
  • Ben je verplicht om een factuur uit te reiken, dan ben je btw verschuldigd op het moment dat je de factuur uitreikt, of had moeten uitreiken (factuurdatum).
  • Is uitreiking van een factuur niet verplicht, dan ben je de btw verschuldigd op het moment dat je de prestatie verricht (prestatiedatum)
  • Ontvang je al een vergoeding (aanbetaling) eerder dan op de onder de eerste twee punten bedoelde tijdstippen, dan ben je btw verschuldigd op het moment dat je de vergoeding ontvangt.

Tips
  • Stel je hebt in maart bedrijfsadvies gegeven. Je moet je klant een rekening sturen van €1.000 + € 210 btw. Als je deze rekening op 31 maart verstuurt, valt deze nog onder de btw aangifte van het 1e kwartaal. Je zit wat krap bij kas. Daarom besluit je de rekening te versturen op 1 april. De btw valt dan in het 2e kwartaal en je hebt dan al geld kunnen reserveren voor de btw, omdat de klant dan waarschijnlijk al betaald heeft voor de aangiftedatum.
  • De factuurdatum mag niet onbeperkt opgeschoven worden. De Belastingwet verplicht je namelijk om een factuur uit te reiken vóór de 15e van de maand die volgt op de maand waarin je leverde, of een dienst verrichtte. Dit betekent dat je vóór 15 april een factuur moet sturen als je bijvoorbeeld eind maart advies hebt gegeven.
  • Een andere mogelijkheid is om de factuur later te dateren dan de datum waarop je hem verstuurt of uitreikt. In de praktijk controleert de fiscus dit niet streng, tenzij er een vermoeden van fraude bestaat. Voor de fiscus maakt het niet veel uit, maar voor de klant wel. Voordeel voor hem is dat de betalingstermijn telt vanaf factuurdatum. Dit kan betekenen dat je later je geld krijgt. Is de klant echter een persoon die meteen na ontvangst de factuur betaalt, dan is dat voor hem niet zo prettig, want hij mag pas op een later tijdstip de btw terugvragen aan de fiscus.
Het vervelende van het factuurstelsel is dat je de btw soms al moet afdragen voordat de klant betaald heeft. Als een klant helemaal niet betaalt, moet je bij de Belastingdienst om bijzondere teruggaaf vragen. Dit kost extra moeite en bovendien ben je langere tijd je geld kwijt (renteverlies).